La gestion documentaire représente aujourd'hui un enjeu majeur pour les entreprises qui souhaitent optimiser leur efficacité opérationnelle et réduire leurs coûts. Dans ce contexte, Easydoc s'impose comme une solution de Gestion Électronique des Documents particulièrement adaptée aux besoins des organisations modernes. Ce logiciel vise à transformer la manière dont les entreprises organisent, sécurisent et partagent leurs informations, tout en facilitant la collaboration entre les équipes et en améliorant la productivité globale.
Présentation d'Easydoc et ses fonctionnalités principales
Qu'est-ce qu'Easydoc et à qui s'adresse cette solution
Easydoc constitue un logiciel de gestion documentaire développé par Anakeen depuis 1998, avec une expertise de plus de vingt ans dans le domaine de la transformation numérique. Cette solution s'appuie sur les technologies Low Code et No Code, permettant ainsi aux entreprises de déployer rapidement des processus de dématérialisation sans nécessiter de compétences techniques approfondies. La plateforme bénéficie d'une certification ISO 27001, garantissant un niveau de sécurité optimal pour la protection des données sensibles.
Cette solution s'adresse principalement aux PME qui cherchent à simplifier l'organisation de leurs documents et à réduire considérablement le temps consacré à leur recherche. Les statistiques montrent que le temps de recherche d'un document peut atteindre 18 minutes dans un système traditionnel, alors qu'Easydoc permet de réduire ce délai jusqu'à 75 pour cent. La plateforme offre un accès centralisé aux fichiers, ce qui facilite grandement le quotidien des employés et améliore leur efficacité opérationnelle.
Au-delà des PME, Easydoc propose également des versions adaptées à des secteurs spécifiques. Easydoct.com, par exemple, représente une déclinaison spécialement conçue pour les professionnels de santé, présentée comme le premier Système d'Information pour les Professionnels de Santé. Cette version intègre des fonctionnalités dédiées comme la gestion de la prise de rendez-vous, la téléconsultation et un portail patient, répondant ainsi aux besoins particuliers du secteur médical.
Les modules et outils disponibles dans l'interface Easydoc
L'interface Easydoc propose une gamme complète de modules pensés pour couvrir l'ensemble des besoins en gestion documentaire. Le cœur du système repose sur une Gestion Électronique des Documents centralisée et sécurisée, permettant de stocker, classer et retrouver facilement tous types de fichiers. La solution propose également un système d'archivage électronique conforme aux normes ISO 9001 et ISO 27001, assurant la conservation légale des documents pour les durées réglementaires, comme les bulletins de salaire qui doivent être conservés durant cinq ans ou les factures durant dix ans.
La version proposée par Redcat Studio enrichit l'offre avec des fonctionnalités orientées relation client. L'espace client personnalisé et sécurisé permet aux utilisateurs de consulter leurs contrats et services souscrits, de modifier leurs données personnelles telles que l'adresse, l'e-mail ou le téléphone, et d'accéder à l'intégralité de leurs factures classées chronologiquement. Le système de ticketing intégré facilite les demandes d'assistance en créant un canal de communication structuré entre l'entreprise et ses clients.
Pour les professionnels de santé utilisant Easydoct.com, l'interface propose un agenda web collaboratif permettant une planification avancée des rendez-vous, avec des fonctionnalités de rappel automatique qui contribuent à réduire significativement le nombre de rendez-vous non honorés. La plateforme intègre également des outils d'analyse statistique en temps réel, offrant des indicateurs de performance pour piloter l'activité médicale et maîtriser l'absentéisme. La solution respecte les exigences RGPD et HADS, tout en proposant un label qualité rassurant pour les utilisateurs.
La documentation technique est accessible via GitLab pour les équipes qui souhaitent approfondir leurs connaissances ou personnaliser certains aspects de la solution. La version actuelle du logiciel est identifiée comme la 2024.1, témoignant d'une évolution constante de la plateforme avec des mises à jour régulières et gratuites qui enrichissent les fonctionnalités disponibles.
Les avantages d'Easydoc pour la gestion quotidienne de vos documents
Gain de temps et centralisation des informations d'entreprise
L'un des bénéfices majeurs d'Easydoc réside dans le gain de temps qu'il procure aux équipes. Les données révèlent que 71 pour cent des entreprises françaises ont déjà adopté la GED, constatant des gains d'efficacité allant jusqu'à 20 pour cent. La centralisation des documents élimine la nécessité de parcourir plusieurs dossiers physiques ou numériques dispersés, permettant aux collaborateurs de retrouver instantanément les informations dont ils ont besoin grâce aux fonctionnalités de recherche par mots-clés et filtres avancés.
Cette centralisation améliore considérablement la collaboration entre les équipes, particulièrement dans le contexte du télétravail qui s'est généralisé ces dernières années. Les documents partagés peuvent être consultés simultanément par plusieurs utilisateurs, avec un suivi précis des modifications apportées par chacun. Cette transparence dans le workflow documentaire facilite la coordination des projets et évite les pertes d'information ou les doublons qui ralentissent souvent les processus.
L'automatisation des processus documentaires constitue également un levier important de productivité. Easydoc permet de créer des workflows personnalisés qui automatisent la circulation des documents selon des règles prédéfinies, réduisant ainsi les tâches répétitives et libérant du temps pour des activités à plus forte valeur ajoutée. Cette automatisation contribue directement à la réduction du temps de recherche jusqu'à 75 pour cent, chiffre particulièrement significatif lorsqu'on considère qu'une entreprise d'une centaine de salariés dépense traditionnellement entre 10 000 et 25 000 euros par an en papier.
Pour les clients des entreprises utilisant Easydoc, l'espace client représente un atout majeur en termes de satisfaction et d'image de marque. Les utilisateurs trouvent rapidement l'information qu'ils cherchent sans avoir à contacter le service client, ce qui permet de réaffecter les ressources du service d'accueil téléphonique vers des missions plus stratégiques. Cette autonomie accrue des clients améliore leur expérience globale tout en accroissant la rentabilité de l'entreprise.
Sécurité renforcée et traçabilité des modifications documentaires
La sécurité des données constitue une préoccupation croissante pour les entreprises, sachant que huit entreprises sur dix subissent des cyberattaques chaque année. Easydoc répond à cette problématique avec un système de sécurité multicouche comprenant la gestion fine des droits d'accès, le cryptage des données et des niveaux d'autorisation personnalisables. Cette architecture sécurisée garantit que seules les personnes habilitées peuvent consulter ou modifier des documents sensibles.
Le stockage conforme aux normes ISO 9001 et ISO 27001 offre une garantie supplémentaire quant à la fiabilité et à la pérennité du système. La certification ISO 27001 dont bénéficie la plateforme atteste d'une démarche globale de sécurité de l'information, couvrant non seulement les aspects techniques mais également organisationnels et humains. Cette conformité rassure les entreprises qui manipulent des données confidentielles ou soumises à des obligations réglementaires strictes, comme c'est le cas dans le secteur médical avec le respect du RGPD et des normes HADS.
La traçabilité des modifications documentaires représente un autre avantage décisif d'Easydoc. Chaque action effectuée sur un document, qu'il s'agisse d'une consultation, d'une modification ou d'un partage, est enregistrée avec l'identité de l'utilisateur et l'horodatage. Cette traçabilité complète facilite les audits internes et externes, permet de reconstituer l'historique d'un document et aide à identifier rapidement l'origine d'une erreur ou d'une anomalie.
Le système de recommandé électronique intégré dans certaines versions d'Easydoc offre une valeur juridique aux communications importantes, remplaçant avantageusement le courrier recommandé traditionnel tout en générant des économies substantielles. Cette fonctionnalité s'inscrit dans une démarche plus large de dématérialisation qui, avec l'obligation de facturation électronique dès 2024, devrait générer une économie estimée à cinq euros par facture traitée.
Comment déployer Easydoc dans votre organisation
Installation et configuration technique sur vos serveurs
Le déploiement d'Easydoc commence par une phase d'installation et de configuration technique adaptée à l'infrastructure existante de l'entreprise. La solution peut être hébergée sur les serveurs de l'organisation ou dans le cloud selon les préférences et les contraintes de chacun. Cette flexibilité permet de répondre aux exigences spécifiques en matière de souveraineté des données ou de performance.
Pour la version proposée par Redcat Studio, les frais d'installation, de personnalisation et de paramétrage s'élèvent à 490 euros hors taxes, un investissement initial qui permet d'adapter la solution aux processus métiers spécifiques de l'entreprise. Cette phase de paramétrage est cruciale car elle détermine la structure des espaces documentaires, les workflows automatisés et les règles de gestion des droits d'accès qui seront utilisés au quotidien.
La méthodologie Agile adoptée pour la mise en place d'Easydoc facilite un déploiement progressif et itératif. Cette approche permet de commencer par un périmètre restreint, de valider les fonctionnalités avec les utilisateurs pilotes, puis d'étendre progressivement le système à l'ensemble de l'organisation. Cette démarche réduit les risques et permet d'ajuster la configuration en fonction des retours d'expérience terrain.
Le support technique basé à Paris assure un accompagnement de proximité pour résoudre les éventuelles difficultés techniques rencontrées lors du déploiement. La réactivité du support constitue un élément clé du succès de l'implémentation, comme en témoigne le Dr Charlotte Watine Dethoor du Centre d'Imagerie Médicale Nice Europe qui souligne particulièrement cet aspect dans son retour d'expérience. La compatibilité multi-sites mentionnée dans ce témoignage illustre également la capacité d'Easydoc à s'adapter aux organisations disposant de plusieurs établissements.
Formation des équipes et adoption du logiciel au quotidien
La réussite du déploiement d'Easydoc repose en grande partie sur l'adhésion des utilisateurs et leur capacité à s'approprier rapidement le nouvel outil. Un programme de formation complet est proposé pour accompagner les équipes dans cette transition. Ces formations couvrent à la fois les aspects techniques de manipulation du logiciel et les bonnes pratiques de gestion documentaire qui permettront d'exploiter pleinement le potentiel de la solution.
La simplicité et l'intuitivité de l'interface constituent des atouts majeurs pour faciliter l'adoption. Easydoct.com est particulièrement décrit comme simple et intuitif, permettant une prise en main rapide même pour des utilisateurs peu familiarisés avec les outils numériques. Cette facilité d'utilisation réduit la courbe d'apprentissage et accélère le retour sur investissement de la solution.
L'accompagnement ne se limite pas à la phase initiale de formation. La documentation accessible et les mises à jour régulières garantissent que les utilisateurs disposent toujours des informations nécessaires pour exploiter les nouvelles fonctionnalités. Le fait que les mises à jour soient gratuites représente un avantage économique non négligeable et assure une évolution constante du système en phase avec les besoins émergents.
Les tarifs d'abonnement proposés pour la version Redcat Studio illustrent la scalabilité de la solution. L'abonnement Standard à 49 euros par mois convient aux petites structures avec jusqu'à quatre gigaoctets de stockage et cent clients, tandis que l'offre à 89 euros par mois s'adresse aux organisations plus importantes avec jusqu'à dix gigaoctets et cinq cents clients. Cette flexibilité tarifaire permet à chaque entreprise de choisir la formule adaptée à sa taille et à ses besoins actuels, avec la possibilité d'évoluer vers une offre supérieure en fonction de sa croissance.
L'optimisation des coûts liés au classement et à la recherche peut atteindre 50 pour cent d'économies selon les données disponibles, tandis que la gestion traditionnelle du papier entraîne une baisse de rendement de 21,3 pour cent. Ces chiffres démontrent l'impact significatif qu'une solution comme Easydoc peut avoir sur la performance globale de l'entreprise. L'accessibilité depuis tous les supports avec une simple connexion internet facilite également l'adoption en permettant aux employés de travailler aussi efficacement au bureau qu'en déplacement ou en télétravail.