De nombreux organismes de maintenance investissent dans une GMAO dans l’espoir qu’elle résoudra leurs problèmes de gestion de la maintenance, pour découvrir ensuite que le logiciel ne donne pas les résultats escomptés. Un logiciel défectueux peut être à l’origine de certains échecs de mise en œuvre de la GMAO, mais le plus souvent, les problèmes commencent bien avant la mise en œuvre du logiciel. Voici 7 conseils pour éviter les échecs de la GMAO :
- Choisir avec soin le logiciel de maintenance GMAO
Des centaines de fournisseurs de logiciels de GMAO/GAE se disputent votre entreprise, il peut donc être long de réduire votre liste de fournisseurs potentiels. Une étape qui peut faciliter le processus de recherche d’un logiciel de maintenance est la création d’un document de référence qui décrit les exigences de votre organisation. Évaluez et sélectionnez un logiciel de GMAO en faisant correspondre les capacités d’un système aux besoins spécifiques de votre organisation plutôt que de baser votre décision sur des démos génériques qui ne sont pas pertinentes pour les pratiques et procédures de votre organisation. En outre, testez tout logiciel que vous envisagez d’utiliser pour vous assurer qu’il offre les fonctionnalités souhaitées.
- Prévoyez vos besoins futurs
Les exigences de votre organisation évolueront sans doute avec le temps. Examinez attentivement vos besoins futurs et demandez-vous si un système de GMAO et un fournisseur seront en mesure d’y répondre. Un logiciel de maintenance représente un investissement important, il est donc crucial de choisir un système qui vous assure un retour sur investissement intéressant à long terme.
- Obtenir le soutien de la direction
Convainquez la direction des avantages de l’utilisation d’un logiciel de maintenance et traduisez ces avantages en économies. La direction doit s’engager à 100 % dans la réussite de la mise en œuvre de la GMAO, car elle jouera un rôle clé dans le suivi du projet et s’assurera que le financement et les ressources internes nécessaires sont en place.
- Planifiez correctement votre projet de mise en œuvre de la GMAO
De nombreuses entreprises peuvent éviter l’échec de la GMAO en planifiant correctement leur projet. Déterminez le « quoi », le « pourquoi », le « qui » et le « comment » de la mise en œuvre de votre logiciel de maintenance dès le début du processus et fixez des objectifs de mise en œuvre et des étapes clés. Élaborez un plan de collecte de toutes les données que les employés devront saisir dans la GMAO et constituez une équipe de mise en œuvre interne composée non seulement de personnel informatique, mais aussi d’utilisateurs finaux.
- Engagez des consultants expérimentés pour gérer la mise en œuvre
Bien que le fait de s’appuyer uniquement sur des ressources internes pendant le processus de mise en œuvre puisse réduire les coûts au début, cela pourrait vous coûter cher à long terme. Les fournisseurs/consultants en logiciels sont généralement bien mieux équipés que le personnel interne pour gérer le processus de mise en œuvre, car ils sont passés par là et sont capables de mener à bien les tâches de mise en œuvre dans le respect des délais et du budget. Le consultant idéal est celui qui connaît bien la mise en œuvre de la GMAO/GAE, les meilleures pratiques de maintenance et votre secteur d’activité.
- Effectuer une formation complète des utilisateurs
De nombreuses méthodologies de mise en œuvre se concentrent sur la mise en service du système dans le délai le plus court possible, mais si un système est mis en œuvre avec une formation minimale, les techniciens de maintenance risquent de ne pas se sentir à l’aise et en confiance pour l’utiliser. L’idéal est d’investir dans les services de formation de votre fournisseur de logiciels afin de réduire la courbe d’apprentissage et de fournir à chaque utilisateur une formation basée sur les rôles qui l’aidera à faire son travail plus efficacement.
- Évaluez continuellement le système après sa mise en œuvre
Effectuez une évaluation régulière du système après la mise en œuvre pour évaluer l’efficacité de votre GMAO et tirer le meilleur parti de votre investissement. Vous pouvez utiliser un outil d’évaluation pour déterminer dans quelle mesure votre GMAO soutient votre processus de maintenance et identifier les moyens d’améliorer votre utilisation actuelle du système.